Трудно представить людей занимающих ведущее место в бизнесе, политике, которые не умели бы вести деловые переговоры.
Этикет деловой беседы и деловых переговоров имеет важное значение не только для дипломатов, а для любого культурного человека:
Правила заключаются в следующем:
1.На встречу приходим во время. (Не надо заблаговременно, и не следует опаздывать). Есть понятие ожидание допустимых 15 минут, но я бы придерживалась восточной поговорки «кто опаздывает, ворует время» , а жизнь коротка» и не будем обирать друг друга. Сегодня время – это действительно самый важный и дорогой ресурс.
2.Вначале необходимо поприветствовать друг друга и представиться. Не нужно ждать, пока это сделает собеседник. (Хорошо если инициатива на вашей стороне. «Владеешь информацией и энергией – владеешь миром».
Очень важен первоначальный контакт – расположить собеседника. Создайте благоприятную атмосферу, завяжите непринужденный разговор. (Не маловажно, заранее, хоть немного знать о партнере, кроме того есть отдельные приличия в этикете мужчины и женщины). В Дипломатии есть 4 важных правил табу. Если человек не знает собеседника и его привычек не говорить на такие темы как: политика, религия, национальность, Спорт. Это самые уязвимые темы. Если вдруг коснулись данной темы и она носит не дружелюбный характер, спокойно нужно перевести данную тему на нейтральную и уже потом на более важную, общую, для обоих сторон. ( Мне в моей жизни это помогало не накалить обстановку.)
3.Продумать заранее интересующие вас вопросы, (в первую очередь для лаконичности времени). Каждый последующий вопрос должен логично вытекать из предыдущего. Следует заметить, что умение грамотно задавать вопросы и получать на них исчерпывающие ответы – это целое искусство.
4.Очень важно уметь слушать. Внимательно слушайте, не перебивайте партнера. Если встреча важная, сотовый телефон лучше отключить. Если вы ожидаете важный звонок – можно предупредить об этом вашего оппонента. Это элемент уважения к партнеру.
5.В любой беседе очень важно проявлять свою искреннюю в ней заинтересованность. Излагайте свои мысли последовательно, аргументировано.
6.Необходимо владеть своим голосом, телом, эмоциями.
7.Не проявляйте неуверенность, нервозность, неуважение.
Есть ряд альтернативных вопросов для знатоков деловой беседы так например: «Что вы об этом думаете?» или «Считаете ли вы также как я?» покажут, ваше расположение и уважение к оппоненту. Ваша главная задача: настроить контакт. Это происходит как говорят психологи в течение минуты. За 60 секунд оппоненты сканирует друг друга на невербальном плане бытия.
8.В деловых переговорах обращения ведутся только на «ВЫ».
9.Не делайте резких отказов и замечаний. Если вы не знаете ответа на какой-либо из вопросов, сошлитесь на более компетентного человека или корректно откажите в ответе, чтобы не вводить партнера в заблуждение и давать неверную информацию. Здесь будет уместна фраза: « К сожалею, но обсуждать данную тему в данный момент нет возможности, надеюсь на ваше понимание».
10. В случае, если не удается достигнуть договоренности, надо вернуться к той ситуации, когда ваши с собеседником точки зрения по какому либо вопросу совпадали или не вступали в конфронтацию.
11.Если так и не удалось найти компромисс, не стоит вести себя холодно. Предусмотрительно будет закончить разговор фразой: «В любом случае надеюсь на сотрудничество».
Одними из важнейших условий деловой беседы являются предельная честность и максимальная открытость по отношению к оппоненту. Достоверность предоставляемой информации — важное условие ведения бизнеса.
12.Не следует в первой беседе критиковать конкурентов. Необходимо сортировать ценную информацию и оставлять за собой интригу.
13.Если цель деловой беседы — обмен точками зрения, взглядами и мнениями, то цель деловых переговоров – это решение какой-либо существующей проблемы и попытка убедить партнера принять вашу точку зрения. В этом случае, отстаивать свою позицию допускается настойчиво и энергично, но при этом максимально корректно.
14.Вежливость и такт — необходимые спутники любой беседы и переговоров. Ваша задача – говорить четко и уверенно, с правильной интонацией и расстановкой акцентов.
15.Если речь идет о переговорах по телефону, то в начале, рекомендуется представиться, назвать свое имя, фамилию и организацию. Только после этого можно поинтересоваться имеет ли собеседник необходимое количество времени на телефонный разговор. Далее можно соблюдать приведенные выше рекомендации. Если на данный момент невозможно решить какие-то вопросы, следует договориться о времени следующего звонка или деловой встречи.
Самое сложное в деловых переговорах — это поставить себя на место собеседника и попытаться его понять. Это порой становится непреодолимым препятствием, как в деловой среде, так и в любой другой области деятельности человека. Именно толерантность, уважение должно доминировать в любой беседе.
Есть масса разных приемов как сделать, чтобы в собеседнике не вызвать антагонизма.
Это не манипулятивные приемы, но приемы дипломатического направления.
Так, например, когда задается прямой вопрос и ответ должен нести отрицательный характер, лучше дать часть согласия с последующей оговоркой и уточнением. Например: « Вы сдадите завтра отчет …? — возможно, если позволит время, или если успею решить … вопрос».
Итогом при ведении деловых бесед и переговоров это нахождения компромисса и «достижения консенсуса».
В заключение хочется сказать, что для решения деловых переговоров необходимо:
1.Культура поведения. (Вербально и невербальное общение, включая деловой стиль одежды)
2.Знание самого этикета
3.Доброжелательность, уважение, наличие времени.
Подводя итог сказанному, я считаю, что культурный, сдержанный, искренний, честный, доброжелательный с хорошо поставленной дикцией, обладающей юмором человек имеет наибольшее преимущество ведение переговоров с оппонентом не имеющих хоть одно из этих качеств.
